تجربه ی trello- پست دوم و پایانی

توی این مدت، هم برای مدیریت پروژه و هم برای برنامه ریزی یادگیری بازیسازی از ترلو استفاده کردم. هر چند این روزها دیگر ابزاری عادی تر از آن است که نوشتن درباره اش به کسی کمک کند، اما به نظرم نوشتن درباره ی این موضوع برای فکر کردن بهتر به ابزارهای مدیریت پروژه مفید است. در این پست مواردی که به نظرم می رسد را به طور خلاصه می نویسم.

1. نکته ی اولی که در تکمیل پست قبلی راجع به ترلو باید بگویم این است که قالب های آماده اصلا چیز ویژه ای نیستند و فقط برای این به کار می ایند که وقتی در یک پروژه می خواهید برد های متعدد با بخش های یکسان داشته باشید برای صرفه جویی در زمان از آن ها استفاده کنید. برای من شخصی سازی بورد ها آن قدر زمانبر بود که به نظرم استفاده از قالب آماده هیچ کمکی نمی کند. خیلی هم دیگر وقتم را صرف گشتن در این قالب ها نمی کنم. لذت تدریجا ساختن یک بورد جذاب تر است!

2. توی پروژه ای که داریم از ترلو استفاده می کنیم، به نظرم می رسد این که دید افراد گروه نسبت به این ابزار یکسان باشد، یا حداقل این که همه بدانند بقیه چه دیدی دارند، اهمیت ویژه ای دارد. مثلا من در این ایام دورکاری از ترلو به عنوان همکار استفاده می کنم! یعنی با همان بسامدی که اگر همکارم نزدیکم نشسته بود ازش سوال میپرسیدم، وقتی نکته ای به نظرم می رسد در بخش مربوط به آن موضوع در ترلو وارد می کنم. نکته ی مثبتش برای من این بود که در بلند مدت فهمیدم که اگر هر چیز به ذهنم رسید را همان موقع به همکارم نگویم هم نمی میرم! نکته ی منفی ماجرا این است که بقیه ی افراد تیم دیدشان به این ابزار شبیه من نیست و گاهی اصلا این پیام ها خوانده نمی شود. طبیعتا اگر پیامی خیلی ضروری باشد توی واتس اپ برایشان پیام می فرستم اما بعضی از حرف ها هستند که شاید آن قدر ضروری نباشند که به خاطرش چت کنیم و در عین حال آن قدر هم غیرضروری نیستند که کلا مطرح نشوند. 

خلاصه که ما در تیم خودمان در این مورد توافق نداریم اما فکر کنم همه با این شرایط کنار آمده ایم. من از یادداشت هایی که مینویسم به عنوان دستور جلسه  استفاده می کنم و در اولین جلسه این موضوعات را مطرح میکنم. هر چند به نظرم در یک پروژه ی بلند مدت با یک تیم بزرگ، بهتر آن است که همان ابتدا مشخص شود هر کس چه انتظاری از ابزار ها دارد و چه شکلی از پاسخگویی را باید از هم انتظار داشت.

3. ترلو ابزار چت نیست. برای دنبال کردن روند پروژه، ثبت تصمیم ها و... مناسب است اما در یک پروژه حتما باید ابزار های مکمل دیگری هم به کار رود. ما از واتس اپ استفاده می کنیم که به نظرم اصلا ابزار مناسبی نیست! تیم های دیگری هستند که از اسلک یا دیسکورد استفاده می کنند. فکر میکنم این انتخاب ها منطقی تر هستند. امکان ساماندهی بیشتری دارند و چون جنبه ی شخصی کمتری دارند، برای دنبال کردن پروژه های کاری مناسب ترند.

4. در این مدت برای مدیریت روند یادگیری بازیسازی هم از ترلو استفاده کردم و به نظرم خیلی به من کمک کرد. من معمولا یک خروار تب توی لپتاپم باز بود که نهایتا بعد از چند روز متوالی باز بودن مجبور می شدم یا ببندمشان یا به مضحک ترین شیوه ی ممکن، جایی آن ها را یا لینکشان را ذخیره کنم. کاغذ های جزوه مانند که همه جا پراکنده شده بوند و فایل های ورد بی شماری که در فولدر مربوط به بازیسازی ذخیره کرده بودم هم که دیگر خارج از تحملم بودند. الان از بورد ترلو برای فهرست کردن همه ی این موارد یا حتی یادداشت برداری استفاده میکنم. مثلا یک لیست برای بازی هایی که باید انجام دهم، یک لیست برای لینک منابع، یکی برای کتاب ها، یکی برای تمرین هایی که باید انجام دهم و.... درست کرده ام. حتی دیگر وقتی کارگاهی میبینم یا پادکست گوش میدهم، توی کارت مربوط به آن کارگاه/پادکست یادداشت می نویسم و بعد از تمام شدن آن هم فقط یک ساعت وقت می گذارم تا آن یادداشت ها را کنار هم بگذارم و یک متن یکپارچه بنویسم. به نظرم این کار به شدت به انسجام ذهنم کمک کرده است و خیلی بیشتر از قبل می دانم "الان" مشغول چه کاری هستم و چه کار های دیگری باقی مانده است.

5. در این دوره برای درس های دانشگاه هم از این ابزار داریم استفاده میکنیم. با بچه های کلاس، بوردهایی برای درس ها درست کرده ایم، برای مباحث مختلف لیست درست می کنیم. خلاصه می نویسیم، سوال میپرسیم، به زبان خودمان مطالب را بازنویسی می کنیم و خلاصه قرنطینه را با حضور مجازیمان پر میکنیم! البته همه چیز این طور که تعریف کردم گل و بلبل نیست! اما برای من خیلی امیدبخش است. به نظرم  اتفاقی مهم تر از یک با هم درس خواندن ساده است؛ شاید داریم شکل خاصی از دانش و تعامل اجتماعی را تحربه می کنیم که از بسیاری از اشکال پیشین، انسانی تر و همدلانه تر است.

6. شاید باورتان نشود اما من حتی با یکی از دوستانم هم یک بورد درست کرده ام که در آن گپ های مفصلمان  را می نویسیم! منظورم از گپ، این مکالمه ها بلند و جدی و در طول زمان است که مدام فکر میکنیم و شاید نکته ای به نظرمان برسد. این هم از کاربردهای جذاب این روزهای ترلو است و به نظرم هر چند لزوما رابطه ی ما را متحول نکرده است اما لذت جدیدی به آن اضافه کرده است.

7. هر چند برای خیلی از کارها بورد درست کرده ام اما سعی میکنم تعداد آن ها را محدود نگه دارم. این که انباشتگی را از یک ابزار (مثلا دفترچه  یادداشت) به یک ابزار دیگر پاس بدهم اصلا منطقی به نظر نمی رسد! هر چند وقت یک بار، بوردهای شخصی و گروهی را بررسی میکنم و هر کدام که عملا کارشان تمام شده است یا صرفا بلا استفاده اند را پاک میکنم. در هر بورد هم سعی می کنم تا حد امکان از شلوغ شدن آن جلوگیری کنم. به نظرم این طوری تشخیص کار مهم از غیر مهم راحت تر است.

در نهایت استفاده از این ابزار جدید، باعث شده است که من کمتر حس کنم لحظه ها از دستم فرار می کنند! احساس ثبات بیشتری میکنم و وقتی به نوشته هایش نگاه میکنم میفهمم در چند ماه گذشته چه خبر بوده است و در چند ماه بعدی قرار است درگیر چه کاری باشم. کمی منظم ترم و شاید... آرام تر!